یکی از مشکلات و چالش هایی که سازمان ها و تیم ها با آن مواجه هستند، عدم وجود داده های مناسب از تیم ها و نفرات در سطوح مختلف است. جمع آوری این داده ها به دلیل نرخ بالای تولید آن ها توسط سیستم های سنتی عملا غیر ممکن است و حتی در صورت جمع آوری هم برقراری ارتباط میان این داده ها خود یک چالش بزرگتر است. وجود این داده ها و ارتباطات آن ها میتواند به عنوان یک ابزار قدرتمند در اختیار مدیر قرار گیرد تا بتواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند. سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان به منظور رفع این چالش ها ایجاد شده است! امروزه نرم افزار های مختلفی همچون نرم افزارهای مدیریت پروژه، منابع انسانی، مدیریت دانش و ... همگی به منظور رفع این چالش ها ایجاد شده اند. با این که این نرم افزار ها از یکدیگر جدا هستند اما اطلاعات موجود در این نرم افزارها میتواند بسیار برای یکدیگر سودمند باشد و باعث تصمیم گیری بهتر مدیران شوند.
سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان، یک سامانه یکپارچه شامل 8 زیر سیستم است که با یکدیگر ادغام شده اند. این زیر سیستم ها شامل زیرسیستم گزارش دهی کارکنان، مدیریت پروژه، منابع انسانی، منابع انسانی، مارکتینگ و ارتباط با مشتری، مدیریت ایده و پروپوزال، چارچوب رشد، هدف گزاری سازمانی OKR می شود. اساس این سامانه بر اساس خود اظهاری کارمندان است که با استفاده از این خود اظهاری و داده های به دست آمده از دیگر زیر سیستم ها، گزارش های سودمندی را همچون میزان کارایی کارمندان، وضعیت و سرعت پیشبرد پروژه ها، هزینه دقیق هر پروژه، وضعیت فروش و ارتباطات با مشتری و موارد مشابه را تحت قالب داشبورد به مدیر ارائه میدهد. معماری این سامانه سرویس گرا است و میتواند با دیگر سامانه های مشابه نیز ادغام شود. همچنین نسخه کلاینت این نرم افزار نیز در سه نسخه دسکتاپ، تبلت و موبایل (تمامی پلتفرم های پر استفاده) عرضه می شود. شما میتوانید از این سامانه در بستر اینترنت و یا شبکه داخلی خود نیز بهره ببرید. در حال حاضر زیر سیستم گزارش دهی و مدیریت پروژه آماده فروش و بهره برداری می باشد.
گزارش دهی کارکنان
در بسیاری از سیستم‌های مدیریت، میزان کارایی افراد و حقوق آن‌ها بر اساس میزان ساعت کاری و حضور آن‌ها در شرکت اندازه‌گیری می شود. این در حالی است که، ساعت حضور افراد در شرکت معیار خوبی برای اندازه‌گیری میزان بهره وری افراد نیست. سیستم گزارش دهی کارکنان به منظور پاسخ به این نیاز توسعه داده شده است. در این زیر سیستم، افراد به صورت روزانه فعالیت خود و زمان گذاشته شده بر روی فعالیت را در سیستم ثبت می کنند. این فعالیت‌ها می تواند در راستای اجرای یک پروژه، وظایف روزانه و یا پیشبرد یک هدف در زیر سیستم OKR سازمانی باشد. پس از اینکه افراد گزارش های خود بر روی تسک های خود ثبت کردند، فرد دیگری با بررسی مستندات ثبت شده سیستم و خروجی آن‌ها می تواند گزارش ها را راستی آزمایی کند و به هر تسک که فرد انجام داده است، عددی را متناسب با کیفیت خروجی آن کار انتصاب دهد. بر اساس اطلاعات و داده‌های به دست آمده، مدیران می توانند در هر لحظه با مراجعه به صفحه شخصی افراد، میزان کارایی و بهره وری آن‌ها را در پروژه های مختلف و اهداف سازمانی مشاهده کنند و بر اساس آن‌ها مزایایی را برای آن‌ها در نظر بگیرند.
مدیریت پروژه
یکی از اصلی ترین نیازهای مجموعه های مختلف، از تیم های کوچک چند نفره تا سازمان های بزرگ، نیاز به یک نرم افزار به منظور مدیریت و کنترل پروژه است. در جریان کنترل یک پروژه داده های بسیار زیادی ایجاد می شود که مدیریت و نگه داری آن ها و همچنین نتیجه گیری از روی آن ها از عهده یک فرد خارج است. نرم افزارهای بسیار زیادی تا کنون بدین منظور توسعه داده شده اند که در بسیاری از موقع نتوانسته اند نیاز های سازمان ها و تیم ها را پاسخ دهند. زیر سیستم مدیریت پروژه سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان، با تعامل نزدیک با تیم ها و شرکت ها و همچنین تمرکز بر روی تجربه کاربری توسعه داده شده است. در طراحی و توسعه این زیر سیستم سعی شده که فرآیند مدیریت و کنترل پروژه به ساده ترین شکل و در کمترین زمان صورت گیرد تا مشکلات نرم افزار های مشابه در این نرم افزار به وجود نیاید.
مدیریت پروژه
یکی از اصلی ترین نیازهای مجموعه های مختلف، از تیم های کوچک چند نفره تا سازمان های بزرگ، نیاز به یک نرم افزار به منظور مدیریت و کنترل پروژه است. در جریان کنترل یک پروژه داده های بسیار زیادی ایجاد می شود که مدیریت و نگه داری آن ها و همچنین نتیجه گیری از روی آن ها از عهده یک فرد خارج است. نرم افزارهای بسیار زیادی تا کنون بدین منظور توسعه داده شده اند که در بسیاری از موقع نتوانسته اند نیاز های سازمان ها و تیم ها را پاسخ دهند. زیر سیستم مدیریت پروژه سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان، با تعامل نزدیک با تیم ها و شرکت ها و همچنین تمرکز بر روی تجربه کاربری توسعه داده شده است. در طراحی و توسعه این زیر سیستم سعی شده که فرآیند مدیریت و کنترل پروژه به ساده ترین شکل و در کمترین زمان صورت گیرد تا مشکلات نرم افزار های مشابه در این نرم افزار به وجود نیاید.
ارتباط با مشتری و مارکتینگ
فارغ از اینکه چقدر فعالیت های درون سازمانی منظم و خوب انجام می شود، تا زمانی که این فعالیت ها یک سازمان نتواند تجربه خوبی را برای مشتریان خود ایجاد کند، این تلاش ها به خلق ارزش منجر نمی شود. زیر سیستم مارکتینگ و ارتباط با مشتری سامانه جامع ماهان به وجود آمده است تا به تیم های بازاریابی، فروش و مارکتینگ کمک کند تا در تمام چرخه حیات مشتری، از زمان تشخیص تا لحظه آخر تجربه بهتر و به یادماندنی تری را برای وی ایجاد کند. همچنین با ادغام داده های کلیدی به وجود آماده در این سامانه با داده سامانه های دیگر، اطلاعات ارزشمندی را در اختیار مدیران سطوح مختلف قرار می دهد.
منابع انسانی
به طور کلی، سیستم منابع انسانی، بخشی از کسب و کار است که به پیدا کردن، غربال کردن، استخدام کردن و آموزش درخواست کننده ی یک موقعیت شغلی، در کنار اداره کردن برنامه های تسهیلات کارکنان می باشد. امروزه سیستم منابع انسانی (به اختصار HR)، یک نقش بسیار کلیدی را برای کسب و کارها بازی میکند تا کسب و کار ها بتوانند در سریع ترین زمان ممکن، محیط و شرایط کاری خود را تغییر دهند و همچنین کیفیت فعالیت کارمندان خود را افزایش دهند.
زیر سیستم مدیریت منابع انسانی در سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان، که اصلی ترین زیر سیستم این سامانه می باشد، از امکانات منابع انسانی استفاده می کند که برخی از ویژگی های آن به شرح زیر می باشد.
هدف گذاری سازمانی OKR
در جریان برنامه‌ریزی استراتژیک یک سازمان، پس از مشخص شدن هدف‌های آن سازمان، نیاز است تا با استفاده از روش‌های درستی کلیه افراد سازمان را از این اهداف آگاه ساخته و به آن‌ها در برنامه‌ریزی در راستای این اهداف کمک کنیم. پس از انجام جلسات استراتژی سازمانی و مشخص شدن برنامه بلندمدت و راهبردی سازمان ،برنامه راهبردی در قالب اهداف مشخص در حوزه های مختلف در یک بازه زمانی تعریف می‌شوند و برای هر هدف نیز تعدادی معیار کلیدی جهت سنجش میزان پیشرفت در راستای آن مشخص می شود. به این اهداف و معیار هاOKR سازمانی گفته می‌شود این فرآیند برای بخش‌های مختلف نیز تا سطح هر فرد انجام می شود.
این OKR ها به صورت عمومی در سازمان قابل مشاهده است و در بازه های زمانی مشخص میزان پیشرفت در مسیر آن‌ها اندازه‌گیری می شود. عمومی بودن آن باعث شده که بخش‌ها و افراد اهداف خود در سازمان را در راستای برنامه مشخص تعیین کنند و همچنین با دیدن OKR دیگر افراد و بخش‌ها دید جامعی از نحوه عمل‌کرد و تلاش دیگران داشته باشند و رقابت منفی در سازمان و رفتار ضد کارایی کاهش یابد. لازم به ذکر است که تعیین این اهداف و مشارکت در نوشتن آن‌ها طی فرآیندی با مشارکت مدیران بالا دستی و کارکنان صورت می‌گیرد و این امر باعث احساس کنترل و حس مشارکت در اداره سازمان مربوطه توسط افراد مختلف می شود.
با رشد سازمان ها و افزایش تعداد نفرات و تیم ها، نظارت و رصد OKR ها و نحوه پیشرفت آن‌ها تبدیل به یک چالش جدی می شود.
سامانه جامع مدیریت سازمانی ماهان به منظور حل این مشکل تمامی OKR های سطوح مختلف را در بستری یکپارچه در اختیار افراد قرار میدهد و تمامی کارمندان و مدیران سازمان در هر لحظه از شبانه‌روز می توانند به این داده‌ها دسترسی پیدا کنند و میزان پیشرفت سازمان در این اهداف و همچنین میزان مشارکت افراد در رسیدن به این اهداف را رصد کنند.
با رصد این اطلاعات، مدیران به سادگی می توانند متوجه شوند که کارمندان خود به چه میزان سازمان را در جهت رسیدن به اهداف خود یاری می‌کنند.لازم به ذکر است تعیین اهداف استراتژیک مناسب و حرکت به سوی آن از رکود سازمان جلوگیری میکند. همچنین با داشتن معیارهای مناسب که در قالب KPI ها در سازمان تعریف می‌شوند می‌توان از وضعیت فعلی سازمان و سلامت کاری در آن مطلع شد.
جهت کسب اطلاعات بیشتر می توان به شیوه نامه OKR و KPI در ضمیمه رجوع کنید.
زیر سیستم OKR این سامانه، با فراهم سازی بستری جهت تعریف اهداف سازمانی ، تعریف OKR برای سازمان، معاونت ها، گروه‌ها و افراد مختلف به شما در انتشار و هم راستا سازی تلاش‌های این افراد در راستای اهداف سازمان یاری می دهد. به این ترتیب شما در هر کجای سازمان و در هر پستی که باشید میدانید که هدف از انجام فعالیت ها و انتظار سازمان از شما در بازه های مختلف زمانی چیست. علاوه بر آن با بروز رسانی دوره ای میزان پیشرفت کار می توان میزان دستیابی سازمان و تیم های مختلف به اهداف تعیین شده را به طور کامل رصد کرد. در‌واقع با کمک OKR می توان به خوبی جلوی انحراف فعالیت افراد و تیم ها از مسیر اهداف سازمان را گرفت.
به منظور استفاده از این زیر سیستم ابتدا در مرحله نخست OKR اصلی سازمان مشخص می شود.
در مرحله بعد با توجه به اهداف تعیین شده OKR گروه‌های موجود در سازمان، در جهت دستیابی به اهداف اصلی سازمان تعیین می شوند.
در مرحله سوم نیز می توان برای هر کس با توجه به OKR گروه یا واحد سازمانی که در آن فعالیت می کند، یک OKR تعریف کرد که به آن OKR شخصی گفته می شود.
مدیریت ایده و پروپوزال
در سازمان ها، کارمندان (به عنوان افرادی که پروژه ها را اجرا می کنند) همواره ایده‌های مختلف و موثری را در جهت بهبود یک فرآیند در شرکت و یا انجام و بهبود یک پروژه دارند، اما به دلیل نبود سیستم و یا فرآیند موثری جهت ثبت ایده‌ها و بررسی آن ها، معمولاً این ایده‌ها هیچ وقت بیان نمی‌شوند و در نهایت نیز از بین میروند.
در زیر سیستم مدیریت ایده و پروپوزال افراد می توانند RFP ها مورد نظر خود را در سیستم ثبت کنند، سپس مدیران با توجه با RFP ثبت شده، امتیازی را به آن نسبت دهند و یا آن را به طور کلی رد کنند. افراد سازمان با خواندن RFP می توانند پروپوزال های خود را در سیستم ثبت کنند. مدیران سطح بالا با بررسی پروپوزال ها، می توانند یکی از آن‌ها را به منظور اجرا انتخاب کنند و بودجه ای را برای اجرا به آن اختصاص دهند.
با وجود این زیر سیستم، افراد می توانند ایده‌های خود را در سازمان ثبت کنند و در صورت مناسب بودن ایده ها، به مرحله اجرا در آورند.
